يقوم Access بإنشاء قواعد بيانات ارتباطية، مما يعني أن البيانات يتم تخزينها من خلال الموضوع أو المهمة في جداول متعددة ومنفصلة، ولكن تكون البيانات متصلة ببعضها البعض، كما يسهل جمعها معًا على النحو الذي تحدده.
وعلى الرغم من أن قاعدة بيانات النادي قد تقوم بتخزين معلومات جهة اتصال العضو على نحو منفصل عن قائمة متطوعي إعادة التطوير، أو بيانات التخطيط للإجازات الخاصة بالنادي، إلا ان قاعدة البيانات من شأنها إخراج كل هذه المعلومات جملة واحدة وقتما ترغب في ذلك.
وبالتالي يمكنك سريعًا طباعة قائمة بالأشخاص الذين تطوعوا لجمع الصحف ليوم السبت من أجل إعادة استخدامها، وذلك جنبًا إلى جنب مع آخر عناوينهم وأرقام هواتفهم.
وتعتبر مجموعتا البيانات ارتباطيتين، وعليه فإن المعلومات الموجودة في مجموعة بيانات واحدة (مثل اسم أحمد مصطفى الموجود في قائمة إعادة الاستخدام) تكون مصحوبة بـ ، أو "على علم بـ" المعلومات القابلة للتطبيق في مجموعة البيانات الأخرى (المعلومات الخاصة بجهة اتصال أحمد مصطفى).
ولكي تخرج بالفائدة القصوى من قاعدة البيانات خاصتك فسوف تكون في حاجة إلى إنشاء جداول بيانات لإظهار الموضوعات والمهام المرفقة مع بياناتك.
وعليك أثناء التخطيط لإنشاء قاعدة البيانات خاصتك أن تضع بالاعتبار وحدات السيناريو التي سيستخدمها الأشخاص لإدخال البيانات، أو البحث عن بيانات، أو تقديم تقارير عنها. ويمكن أن يكون للتفكير المسبق أثر إيجابي مسبق