لنفترض أنك سكرتير نادٍ رياضي كبير. ولديك قائمة بمتطوعين لإعادة التطوير، وأخرى بمتطوعين لإقامة حفلة الإجازة، إضافة إلى عناوين خاصة بتسميات الرسائل الإخبارية، فضلاً عن قائمة العضوية، وما إلى ذلك.
لنفترض أن أحد أعضاء النادي، والذي يظهر اسمه في عدة قوائم، يقوم للمرة الثانية خلال هذا العام بتغيير بريده الإلكتروني. وعليه فسوف تواجهك، عند استخدام مجموعة من القوائم، مهمة صعبة في تغيير هذه المعلومات حيثما تكون. لكن باستخدام قاعدة بيانات تم بناؤها بشكل سليم فسوف، تقوم بالتغيير مرة واحدة فقط. حيث تعتني قاعدة البيانات بكل شيء آخر.
وإذا ما كنت تعمل على عشرة عناصر فقط أو ما إلى ذلك، فقد ترغب في إنشاء قائمة بسيطة؛ قد تكون مثل ورقة عمل في Microsoft Excel، أو قائمة ذات تعداد نقطي، أو جدول في Microsoft Word.
أما إذا ما كانت بياناتك أكثر تعقيدًا، أو تتغير على نحو متكرر فإن قاعدة بيانات Access تقدم لك ميزة.